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与时俱进 求实创新 开创集团质量监督检查工作新局面
后勤保障处(后勤产业集团)   2014-06-30 作者: 来源:质量与人力管理办公室 文字大小:[][][]

      质量与人力管理办公室是集团的重要组成部门,简称质管办。质管办由服务质量监察办公室、后勤服务热线电话班和人力资源管理班三个班组联合组建,主要负责集团质量监督监察,24小时热线报修、咨询、表扬或投诉的处理以及集团人力资源管理等相关工作。
      因此,质管办的工作重在监督、激励和促进,就像“鲶鱼效应”中的鲶鱼一样,起到带动员工工作热情和干劲儿的作用。
      一、“鲶鱼效应”及在实际工作中的运用
      在挪威,人们为了能吃到活的沙丁鱼,就在装满沙丁鱼的鱼槽里放进以鱼为主要食物的鲶鱼,鲶鱼进入鱼槽后,沙丁鱼十分紧张,左冲右突,四处躲避,加速游动。这样一来,沙丁鱼就能欢蹦乱跳地回到渔港。这就是著名的“鲶鱼效应”。医学界研究也发现人和动物受到惊吓或刺激时,肾上腺会分泌出大量的激素,从而产生前所未有的能量和生存力,从而使这一理论找到了生理学上的依据。
      鲶鱼对于沙丁鱼的主要作用就是激活,让它们保持一种危机感,保持旺盛的斗志和活力。这就是集团把“鲶鱼效应”运用到工作中的主要目的,也是我们部门在集团发展过程中应该扮演的角色。员工如果长期在安稳的环境中工作,始终保持一成不变的状态,就犹如一潭死水,缺乏竞争力、新鲜感和活力,容易养成惰性。所以为了集团的持续发展,就应该从外部施加压力,内部增强竞争氛围,这样,员工才会有紧迫感,才能激发其进取心,集团才有活力和生气,才有不断发展的可能。
      二、面对新情况、解决新问题、实现新突破
      一个企业,一个部门经过一番努力并取得一定的成绩之后,再想迈上一个台阶是非常困难的事情。这是因为,企业或部门在长期的工作中形成了一种固有模式,很多东西司空见惯,已经习以为常,缺乏创新的动力和意识。这就需要第三方从多个角度和多个层面来给予指导,查找不足。集团质量监督检查员设立的主要目的就是为了督促各部门员工在工作中永远保持昂扬的斗志和旺盛的战斗力,推动部门的持续发展,让集团的工作更上一层楼。
      近些年来,集团实行了ISO9001质量管理体系制度,通过不断完善内部管理,推行目标管理、行政管理、生产管理、财经管理、党务管理和工会管理,构建了集团战略管理体系、管理制度体系、质量管理体系、安全生产体系、组织文化体系、信息管理体系等六大管理体系。质管办主要从以下几方面来完善工作:
      (一)从实际出发,开创新思路。
      各部门也根据自身实际情况,加强管理,推陈出新,注重落实,有效推进工作的发展进度。在各部门都不断进步提高的过程中,质管办的质检员发现,在对各部门进行工作检查时,越来越难发现问题,开出的不合格罚单越来越少。这一方面说明集团整体服务质量有了很大提升,另一方面说明我们的监察工作也遇到了瓶颈,需要创新工作方式来打开工作局面。在人才竞争十分激烈的今天,劳动力市场发生了很大的变化,我们的工作也需要适应新的环境。我们不能再一味地当鲶鱼,而是要根据当前工作实际对工作理念进行调整,改变自己,做好工作。因此质管办提出,我们不仅要做鲶鱼,更要做各部门的眼睛,做大家的信息员,互帮互助,共同进步。
      (二)周密安排,制定详细的工作计划。
      无论是单位还是个人,无论办什么事情,遇事都应该有计划和安排。有了计划,工作就有了明确的目标和具体的步骤,就可以协调员工的行动,增强工作的主动性,减少盲目性,使工作有条不紊地进行。同时,计划本身又是对工作进度和质量的考核标准,对员工有较强的约束和督促作用。
      计划对工作既有指导作用,又有推动作用,直接影响一个团队的工作方向和工作效率。因而做好工作计划就显得尤为重要。质管办借鉴幼儿园教育教学的工作方法,根据学校和集团年度重点工作任务和年度主题制定部门工作计划,并且设定了月重点以及专项检查部门的内容,落实到相关责任人。通过这种方式,我们的工作得到有效细化,合理安排,做到了权责明确。
      (三)从多角度着眼,不断创新工作方式。
      作为集团的质量监督检查员,质管办的责任重大,必须要严把集团服务的质量关和安全关,督促各部门不断提高服务(产品)质量,为全校师生提供优质和高效的服务。另外,我们也不仅仅是监察员,同时还是各部门的战友和帮手。我们每次进行专项检查时,都会将专项检查表提前发送给各部门,提醒各部门即将检查的重点。发现问题后也会及时与相关部门进行沟通,特别是对不合项进行整改时,多听取相关合理化建议。由于加强了与各部门的沟通,我们的工作得到了各兄弟部门的理解和支持,我们的工作开展得更加主动。
      另外,我们还采用多种方式进行督察:温馨提示、专项检查、随机抽查、小范围的征求部门意见,针对部门无法解决的问题,主动与有关部门进行协商,向集团领导反映,切实帮助他们解决存在的难题。通过这些方式,很多部门都开始欢迎我们去检查,帮助他们进行完善和提高。
      (四)注重激励,对各部门的工作亮点进行表扬。
      为了加大各部门的重视程度,进一步落实监督检查工作。每月初,质管办都会在集团信息管理平台发布《质量监督检查专项检查表》和《后勤产业集团质量简报》,这两份材料分别是质管办对各部门进行监督检查的计划书和结果通报。为了不断提高各部门工作的积极性,在编写《质量简报》的时候,除了汇报检查结果之外,我们注重发现各部门工作中的亮点,对做得比较好的方面提出表扬,树立榜样,供各部门交流学习,同时也是在激励他们不断前进,做得更好。
      (五)转变工作理念,践行“一站式”服务。
      我们的工作主要是协助各部门发现存在的问题,但这只是一个方面,工作的关键和核心是如何帮助各部门妥善解决问题。在工作中,我们去各部门检查,不是找麻烦,而是要想办法帮助各部门提高和进步。
      通过不断实践探索,在部门员工的共同努力下,质监工作从工作理念上就实现了质的改变,从“改不改是你的事,写不写是我的事”转变为“出现问题是我们大家共同的事”。我们选择的工作切入点和对待发现问题的态度也在转变。有一次,在检查学生2号公寓时,楼长提出室内灯光被学生悬挂的衣服遮挡,导致楼道内昏暗,影响同学的视野,但部门无法解决这个问题。此时,我们不仅仅把这个问题记录在案,更重要的是主动联系动力部的工作人员进行现场考察,最终,他们通过调整线路的方式让这个问题得以彻底解决。我们的工作得到了公寓部的认可,他们很欢迎我们去检查,帮助他们解决问题。
      (六)大家齐心协力,工作成效显著。
      工作是靠员工实实在在干出来的,只有全体员工上下团结一心,才能将工作干扎实、干出彩。在集团领导的正确领导和亲切关怀下,在各兄弟部门的全力配合和热情帮助下,我们的工作得到了改进,实现了突破。另外,我们对其他部门的工作也起到显著推动作用,帮助他们不断持续改进,看到他们的进步,我们内心感到非常欣慰。现在我们不断改变自身以适应当前发展的新环境,质检工作开展得比较顺利。
      四、立足当前实际情况、展望未来发展前景
      质监工作是部门的一项重点工作,在集团科学发展的征程上起着重要的支撑作用。近一年来,我们的工作得到了领导和各部门的肯定,正是在这些肯定的声音中我们才不断集思广益,不断开拓创新,不断提升质量监督检查工作的水平。今后,质管办将继续一如既往地扎实工作,奋发向上,全力贯彻落实“管理科学化、服务专业化、保障法制化、后勤现代化”的集团质量方针,在做好自身工作的前提下,帮助各部门发现问题、解决问题,为全校师生员工提供温暖的生活环境和工作环境。

 

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